Sie möchten ein Pflegebox-Unternehmen gründen und in den wachsenden Markt der Pflegehilfsmittel zum Verbrauch einsteigen? Der Pflegebox-Markt bietet enorme Chancen: Über 5 Millionen pflegebedürftige Menschen in Deutschland haben Anspruch auf monatliche Pflegehilfsmittel im Wert von 40 Euro – finanziert durch die Krankenkassen. Doch der Weg von der Geschäftsidee bis zur ersten Auslieferung ist komplex und erfordert sorgfältige Planung.
In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Pflegebox-Business aufbauen – von der Firmengründung über die behördlichen Anforderungen bis zur Skalierung. Mit unserer Erfahrung aus der Betreuung von über 100.000 Patienten wissen wir genau, welche Stolpersteine Sie vermeiden müssen und wo Sie Zeit und Geld sparen können.
1Firmengründung: Die rechtliche Grundlage schaffen
Der erste Schritt zur Gründung Ihres Pflegebox-Unternehmens ist die Wahl der richtigen Rechtsform. Die meisten Pflegebox-Anbieter entscheiden sich für eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), da diese Rechtsform Haftungsbeschränkung bietet und bei Krankenkassen sowie Geschäftspartnern als seriös gilt. Alternativ können Sie auch mit einer UG (Unternehmergesellschaft) starten, wenn Ihr Startkapital begrenzt ist.
Checkliste Firmengründung:
- Gesellschaftsvertrag erstellen: Lassen Sie den Vertrag von einem Notar beurkunden (Kosten: ca. 500-1.000 €)
- Stammkapital einzahlen: 25.000 € für GmbH oder 1 € für UG (haftungsbeschränkt)
- Handelsregistereintrag: Anmeldung beim zuständigen Amtsgericht (Dauer: 2-4 Wochen)
- Gewerbeanmeldung: Beim örtlichen Gewerbeamt (Kosten: ca. 20-60 €)
- Steuernummer beantragen: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen
- Geschäftskonto eröffnen: Separates Firmenkonto für saubere Buchhaltung
💡 Insider-Tipp:
Nutzen Sie Online-Gründungsplattformen wie firma.de oder SmartBusinessPlan, um Zeit und Notarkosten zu sparen. Die Gründung einer UG ist online bereits ab 300 € möglich.
⏱️ Zeitaufwand: 4-6 Wochen
💰 Kosten: 1.500-3.000 € (GmbH) oder 300-800 € (UG)
2IK-Nummer beantragen: Ihr Schlüssel zur Kassenabrechnung
Die Institutionskennzeichen (IK-Nummer) ist Ihre eindeutige Identifikationsnummer im deutschen Gesundheitswesen. Ohne IK-Nummer können Sie nicht mit Krankenkassen abrechnen – sie ist also unverzichtbar für Ihr Pflegebox-Business. Die IK-Nummer wird von der ARGE IK (Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen) vergeben.
Checkliste IK-Nummer:
- Handelsregisterauszug: Nicht älter als 3 Monate (Original oder beglaubigte Kopie)
- Gewerbeanmeldung: Kopie Ihres Gewerbescheins
- Antrag ausfüllen: Online-Formular auf arge-ik.de
- Unternehmensgegenstand angeben: "Versorgung mit Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch gemäß § 40 SGB XI"
- Bearbeitungsgebühr zahlen: 50 € (einmalig)
💡 Insider-Tipp:
Beantragen Sie die IK-Nummer sofort nach der Firmengründung, da die Bearbeitung 2-4 Wochen dauert. Sie können parallel bereits mit den nächsten Schritten beginnen.
⏱️ Zeitaufwand: 2-4 Wochen
💰 Kosten: 50 € Bearbeitungsgebühr
3Logistik & Software: Die Infrastruktur aufbauen
Jetzt wird es praktisch: Sie benötigen eine Logistik-Infrastruktur für Lagerung, Kommissionierung und Versand Ihrer Pflegeboxen. Gleichzeitig brauchen Sie eine Software-Lösung für Kundenverwaltung, Bestellabwicklung und Kassenabrechnung. Hier haben Sie zwei Optionen: Alles selbst aufbauen (hoher Aufwand, hohe Kosten) oder einen spezialisierten Fulfillment-Partner wie Koala nutzen.
Option A: Eigene Infrastruktur (nicht empfohlen für Start-ups)
- Lagerfläche mieten (mind. 100 qm): 1.000-2.000 €/Monat
- Personal einstellen (Lager, Versand, Verwaltung): 5.000-10.000 €/Monat
- Software-Entwicklung oder -Lizenz: 10.000-50.000 € (einmalig) + laufende Kosten
- Wareneinkauf: Hohe Mindestabnahmemengen, schlechte Konditionen
Gesamtinvestition: 50.000-100.000 € + laufende Kosten ab 10.000 €/Monat
Option B: Fulfillment-Partner (empfohlen) ✅
- Keine Vorabinvestition: Pay-per-use Modell ohne Fixkosten
- Sofort startklar: Lager, Software und Prozesse bereits vorhanden
- Bessere Einkaufspreise: Profitieren Sie von konsolidierten Großhandelskonditionen
- Skalierbar: Von 10 bis 10.000 Patienten ohne zusätzliche Infrastruktur
- Fokus auf Vertrieb: Sie kümmern sich um Kundenakquise, wir um den Rest
Kosten: Nur pro versendeter Pflegebox (typisch 8-15 € pro Box inkl. Ware und Versand)
💡 Insider-Tipp:
95% der erfolgreichen Pflegebox-Anbieter nutzen Fulfillment-Partner. Der Grund: Sie können sich auf Kundenakquise und Wachstum konzentrieren, statt sich mit Logistik-Problemen herumzuschlagen. Erfahren Sie mehr über unsere Logistik-Lösung.
⏱️ Zeitaufwand: 1-2 Wochen (mit Partner) oder 3-6 Monate (eigene Infrastruktur)
💰 Kosten: Ab 0 € Startinvestition (mit Partner) oder 50.000-100.000 € (eigene Infrastruktur)
4Präqualifizierung: Die Qualitätsprüfung bestehen
Die Präqualifizierung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Qualitätsprüfung für alle Anbieter von Hilfsmitteln und Pflegehilfsmitteln. Sie müssen nachweisen, dass Ihr Unternehmen die fachlichen, personellen und räumlichen Voraussetzungen erfüllt. Die Präqualifizierung wird von zugelassenen Prüfstellen durchgeführt (z.B. TÜV, DEKRA, medcert).
Checkliste Präqualifizierung:
- Qualifikationsnachweis: Geschäftsführer oder verantwortliche Person muss fachliche Eignung nachweisen (z.B. Ausbildung im Gesundheitswesen oder Berufserfahrung)
- Qualitätsmanagement: QM-Handbuch erstellen (Prozesse, Verantwortlichkeiten, Dokumentation)
- Räumliche Ausstattung: Nachweis über geeignete Lager- und Geschäftsräume
- Versicherungsnachweise: Betriebshaftpflicht, Produkthaftpflicht
- Audit vor Ort: Prüfstelle besichtigt Ihre Räumlichkeiten und prüft Ihre Prozesse
💡 Insider-Tipp:
Die Präqualifizierung ist für viele Gründer die größte Hürde. Nutzen Sie externe Berater oder einen Fulfillment-Partner mit Präqualifizierungs-Support. Das spart Ihnen Monate an Vorbereitung und erhöht Ihre Erfolgsquote drastisch.
⏱️ Zeitaufwand: 4-8 Wochen (mit Unterstützung) oder 3-6 Monate (alleine)
💰 Kosten: 1.500-3.000 € (Prüfgebühren + ggf. Beratung)
5GKV-Rahmenvertrag: Beitritt zum Abrechnungssystem
Um mit den gesetzlichen Krankenkassen abrechnen zu können, müssen Sie einem GKV-Rahmenvertrag beitreten. Für Pflegehilfsmittel zum Verbrauch ist der Vertrag 1900P52 relevant. Dieser Vertrag regelt die Konditionen zwischen Leistungserbringern (Ihnen) und den Krankenkassen.
Checkliste GKV-Rahmenvertrag:
- Präqualifizierung abgeschlossen: Ohne Präqualifizierung kein Vertragsbeitritt möglich
- Beitrittsformular ausfüllen: Erhältlich beim GKV-Spitzenverband
- Unterlagen einreichen: IK-Nummer, Präqualifizierungsnachweis, Handelsregisterauszug
- Vertragsbestätigung abwarten: Bearbeitung dauert 2-4 Wochen
💡 Insider-Tipp:
Der Vertrag 1900P52 ist der Standard für Pflegehilfsmittel zum Verbrauch. Achten Sie darauf, dass Sie die richtige Produktgruppe (PG 54) angeben, sonst verzögert sich die Bearbeitung.
⏱️ Zeitaufwand: 2-4 Wochen
💰 Kosten: Keine (Beitritt ist kostenlos)
6eKV-Plattformen: Digitale Kostenvoranschläge einreichen
Die meisten Krankenkassen verlangen heute elektronische Kostenvoranschläge (eKV) über spezielle Plattformen. Die wichtigsten Plattformen sind MIP (Medizinischer Informationspool), egeko und ARGE Kostenvoranschlag. Sie müssen sich bei den relevanten Plattformen registrieren, um Kostenvoranschläge digital einreichen und Genehmigungen erhalten zu können.
Checkliste eKV-Plattformen:
- MIP-Zugang beantragen: Registrierung auf mip-portal.de
- egeko-Zugang beantragen: Registrierung auf egeko.de
- Zugangsdaten erhalten: Bearbeitung dauert 1-2 Wochen pro Plattform
- Software-Integration: Verbinden Sie Ihre Pflegebox-Software mit den eKV-Plattformen (oder nutzen Sie eine Lösung mit integrierter Anbindung)
💡 Insider-Tipp:
Viele Pflegebox-Software-Lösungen haben bereits integrierte eKV-Schnittstellen. Das spart Ihnen viel manuelle Arbeit bei der Kostenvoranschlags-Erstellung. Prüfen Sie das unbedingt vor der Software-Auswahl.
⏱️ Zeitaufwand: 2-3 Wochen
💰 Kosten: Meist kostenlos (manche Plattformen erheben geringe Nutzungsgebühren)
7TURBO ZÜNDEN: Skalieren Sie Ihr Business
Geschafft! Sie haben alle behördlichen Hürden gemeistert und sind startklar für Ihr Pflegebox-Business. Jetzt heißt es: Kunden akquirieren und skalieren. Konzentrieren Sie sich auf Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung – die Logistik läuft im Hintergrund automatisch.
Wachstums-Tipps für die ersten 6 Monate:
- Google Ads schalten: Zielgruppe "Pflegebox bestellen", "Pflegehilfsmittel kostenlos" (Budget: 500-1.000 €/Monat)
- Kooperationen mit Pflegediensten: Bieten Sie Provisionen für Empfehlungen (10-20 € pro Patient)
- Content-Marketing: Blog-Artikel zu Pflegethemen schreiben (SEO für organischen Traffic)
- Telefonakquise: Direkte Ansprache von Pflegebedürftigen und Angehörigen (höchste Conversion-Rate)
- Empfehlungsprogramm: Belohnen Sie bestehende Kunden für Weiterempfehlungen
🚀 Realistische Wachstumsprognose:
Mit konsequentem Marketing erreichen Sie in 6 Monaten 100-300 Patienten. Bei durchschnittlich 25 € Marge pro Patient bedeutet das 2.500-7.500 € monatlicher Gewinn. Nach 12 Monaten sind 500-1.000 Patienten realistisch (12.500-25.000 € Gewinn/Monat).
Fazit: Ihr Weg zum erfolgreichen Pflegebox-Unternehmen
Die Gründung eines Pflegebox-Unternehmens ist ein komplexer, aber lohnender Prozess. Mit dieser 7-Schritte-Anleitung haben Sie einen klaren Fahrplan, um alle behördlichen Anforderungen zu erfüllen und Ihr Business erfolgreich aufzubauen. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind:
- Gute Planung: Starten Sie alle Schritte parallel, wo möglich (z.B. IK-Nummer während Firmengründung beantragen)
- Externe Unterstützung: Nutzen Sie Berater oder Fulfillment-Partner, um Zeit und Geld zu sparen
- Fokus auf Vertrieb: Sobald die Infrastruktur steht, konzentrieren Sie sich 100% auf Kundenakquise
Der deutsche Pflegebox-Markt wächst kontinuierlich – mit der richtigen Strategie und professioneller Unterstützung können Sie sich ein profitables und skalierbares Business aufbauen. Wir von Koala unterstützen Sie gerne bei jedem Schritt Ihrer Gründung.