Die Institutionskennzeichen (IK-Nummer) ist Ihre eindeutige Identifikationsnummer im deutschen Gesundheitswesen. Ohne IK-Nummer können Sie als Pflegebox-Anbieter nicht mit Krankenkassen abrechnen – sie ist also unverzichtbar für Ihr Business. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre IK-Nummer beantragen, welche Unterlagen Sie benötigen und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.
Was ist die IK-Nummer und warum brauchen Sie sie?
Die IK-Nummer ist eine neunstellige Identifikationsnummer, die von der ARGE IK (Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen) vergeben wird. Sie dient der eindeutigen Identifizierung von Leistungserbringern im Gesundheitswesen – also auch von Pflegebox-Anbietern wie Ihnen. Die IK-Nummer wird für folgende Zwecke benötigt:
- Kassenabrechnung: Ohne IK-Nummer können Sie keine Rechnungen an Krankenkassen stellen
- Kostenvoranschläge: Krankenkassen benötigen Ihre IK-Nummer zur Bearbeitung von Kostenvoranschlägen
- Präqualifizierung: Die IK-Nummer ist Voraussetzung für die Präqualifizierung
- GKV-Rahmenvertrag: Für den Beitritt zum Rahmenvertrag wird die IK-Nummer benötigt
💡 Wichtig:
Die IK-Nummer ist nicht übertragbar. Wenn Sie Ihr Unternehmen verkaufen oder die Rechtsform ändern, benötigen Sie eine neue IK-Nummer.
Voraussetzungen für die Beantragung
Bevor Sie die IK-Nummer beantragen können, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
Rechtliche Voraussetzungen
- Eingetragene Rechtsform (GmbH, UG, GbR, etc.)
- Handelsregistereintrag (bei GmbH/UG)
- Gewerbeanmeldung
- Steuernummer vom Finanzamt
Operative Voraussetzungen
- Geschäftsadresse (kein Postfach)
- Geschäftstätigkeit im Gesundheitswesen
- Klare Unternehmensbezeichnung
- Vertretungsberechtigte Person
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beantragung
1Unterlagen vorbereiten
Sammeln Sie alle erforderlichen Dokumente. Die ARGE IK akzeptiert nur vollständige Anträge. Fehlende Unterlagen führen zu Verzögerungen.
- Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate, Original oder beglaubigte Kopie)
- Gewerbeanmeldung (Kopie des Gewerbescheins)
- Gesellschaftsvertrag (bei GmbH/UG)
- Nachweis der Geschäftsadresse (Mietvertrag oder Eigentumsurkunde)
2Online-Antrag ausfüllen
Besuchen Sie die Website der ARGE IK (arge-ik.de) und füllen Sie das Online-Formular aus.
⚠️ Häufige Fehler vermeiden:
- • Unternehmensgegenstand: Schreiben Sie "Versorgung mit Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch gemäß § 40 SGB XI" (nicht nur "Pflegeboxen")
- • Produktgruppe: Wählen Sie PG 54 (Zum Verbrauch bestimmte Pflegehilfsmittel)
- • Adresse: Geben Sie die tatsächliche Geschäftsadresse an (kein Postfach!)
3Unterlagen einreichen
Nach dem Ausfüllen des Online-Formulars erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit der Antragsreferenznummer. Senden Sie nun alle Unterlagen per Post an die ARGE IK.
📬 Versandadresse:
ARGE IK
Heerdter Sandberg 32
40549 Düsseldorf
4Bearbeitungsgebühr zahlen
Die ARGE IK erhebt eine einmalige Bearbeitungsgebühr von 50 €. Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail, nachdem Ihr Antrag eingegangen ist. Überweisen Sie den Betrag zeitnah, um Verzögerungen zu vermeiden.
5Bearbeitung abwarten
Die Bearbeitung dauert in der Regel 2-4 Wochen. Bei vollständigen Unterlagen kann es auch schneller gehen. Sie erhalten Ihre IK-Nummer per E-Mail und Post.
💡 Tipp:
Nutzen Sie die Wartezeit, um parallel mit der Präqualifizierung zu beginnen. So sparen Sie wertvolle Zeit.
Die 5 häufigsten Fehler bei der IK-Nummer-Beantragung
1. Unvollständige Unterlagen
Problem: Fehlende oder veraltete Dokumente führen zu Rückfragen und Verzögerungen.
Lösung: Prüfen Sie die Checkliste doppelt und stellen Sie sicher, dass alle Dokumente aktuell sind (Handelsregisterauszug max. 3 Monate alt).
2. Falsche Produktgruppe angegeben
Problem: Viele Antragsteller wählen die falsche Produktgruppe (z.B. PG 50 statt PG 54).
Lösung: Für Pflegehilfsmittel zum Verbrauch (Pflegeboxen) ist PG 54 die richtige Wahl.
3. Postfach als Geschäftsadresse
Problem: Die ARGE IK akzeptiert keine Postfachadressen als Geschäftsadresse.
Lösung: Geben Sie Ihre tatsächliche Geschäftsadresse an (Straße + Hausnummer).
4. Unklare Unternehmensbezeichnung
Problem: Vage Beschreibungen wie "Gesundheitsdienstleistungen" sind zu unspezifisch.
Lösung: Formulieren Sie präzise: "Versorgung mit Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch gemäß § 40 SGB XI".
5. Bearbeitungsgebühr nicht bezahlt
Problem: Ohne Zahlungseingang wird Ihr Antrag nicht bearbeitet.
Lösung: Überweisen Sie die 50 € sofort nach Erhalt der Rechnung und geben Sie die Referenznummer im Verwendungszweck an.
Was passiert nach Erhalt der IK-Nummer?
Sobald Sie Ihre IK-Nummer erhalten haben, können Sie mit den nächsten Schritten fortfahren:
- 1
Präqualifizierung beantragen
Die IK-Nummer ist Voraussetzung für die Präqualifizierung. Starten Sie den Prozess so schnell wie möglich.
- 2
GKV-Rahmenvertrag beitreten
Nach erfolgreicher Präqualifizierung können Sie dem GKV-Rahmenvertrag 1900P52 beitreten.
- 3
eKV-Plattformen registrieren
Melden Sie sich bei MIP, egeko und anderen eKV-Plattformen an, um Kostenvoranschläge digital einreichen zu können.
- 4
Erste Rechnungen stellen
Mit IK-Nummer, Präqualifizierung und Rahmenvertrag können Sie endlich mit Krankenkassen abrechnen.
Fazit: IK-Nummer ist der erste Meilenstein
Die Beantragung der IK-Nummer ist ein unkomplizierter Prozess, wenn Sie alle Unterlagen vollständig vorbereiten und die häufigsten Fehler vermeiden. Mit unserer Checkliste und den Insider-Tipps sollten Sie Ihre IK-Nummer innerhalb von 2-4 Wochen erhalten.
Nutzen Sie die Wartezeit produktiv: Beginnen Sie parallel mit der Vorbereitung auf die Präqualifizierung und bauen Sie Ihre Logistik-Infrastruktur auf. So verlieren Sie keine wertvolle Zeit auf dem Weg zu Ihrem erfolgreichen Pflegebox-Business.